Auch der Golfclub Friedberg/H e.V. beachtet vor allem bei der personenbezogenen Verarbeitung von Daten in seiner Mitgliederverwaltung die jeweils maßgeblichen Datenschutzrichtlinien. Aufgrund der ab dem 25.05.2018 gültigen EU-DatenschutzGrundverordnung gelten auch für den Golfclub Friedberg/H e.V. geänderte bzw. erweiterte Datenschutzbestimmungen vor allem bei der Verwendung von Namen und/oder Bildern von Clubmitgliedern bzw. Turnierteilnehmerinnen/-en. Vor diesem Hintergrund weisen wir auf folgendes hin:
Mit einer Teilnahme an einem Turnier und/oder einer anderen Veranstaltung des Golfclub Friedberg/H e.V. kann es auf der Homepage des Golfclubs und/oder der Clubzeitschrift bzw. auch bei einer vom Golfclub veranlassten Berichterstattung in der Tagespresse zu Veröffentlichungen von Bildern von Teilnehmerinnen/-ern in Verbindung mit der Nennung des jeweiligen Namens kommen. Auch werden Namen auf den Start- und Ergebnislisten von Turnierteilnehmerinnen/-ern genannt.
Mit einer Teilnahme an einem Turnier und/oder einer anderen Veranstaltung des Golfclub Friedberg/H e.V. erklärt die/der jeweilige Teilnehmerin-/er zugleich ihr/sein Einverständnis, dass der Golfclub Friedberg/H. e. V. berechtigt ist, Fotoaufnahmen auch unter Nennung des Namens für seine Publikationen (Clubzeitschrift, Presse, Homepage/Internet o. ä.) unentgeltlich zu verwenden, soweit die Fotoaufnahmen/Namensnennung im Rahmen einer Turnierteilnahme/ Veranstaltungsteilnahme einschließlich eventueller Abendveranstaltung erfolgt und ausschließlich dem Vereinszweck dient.
Sofern mit einer der vorstehenden zweckgerichteten Verwertungen des Bildes/Namens kein Einverständnis gegeben sein sollte, ist eine entsprechende schriftliche Widerrufserklärung an info@golfclub-friedberg.de zu senden.
Im Übrigen gilt die Datenschutzrichtlinie des Golfclub Friedberg/H e.V. in seiner jeweils gültigen Fassung (siehe unten).
Friedberg, 08. Mai 2018 Golfclub Friedberg/H e.V.
M. Ernst (Präsident) R. Kostial (Vizepräsident) H.W. Müller (Schatzmeister/Schriftführer)
1. Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt der Golfclub als Datenschutzverantwortlicher im Rahmen der jeweils zu beachtenden maßgeblichen Datenschutzgesetze/-richtlinen nur Daten, soweit dies für die Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke des Golfclubs notwendig ist. In diesem Zusammenhang werden vom Golfclub Adresse, Geburtsdatum und Bankverbindung zur Erhebung der Mitgliedsbeiträge/Erhebung von Zusatzbeiträgen (Umlagen) des Vereinsmitglieds aufgenommen bzw. in der Mitgliederverwaltungsdatei des Golfclubs gespeichert. Jedem Mitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
2. Sonstige Informationen werden vom Golfclub intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Geschlecht, Telefon- und Faxnummern, Email-Adressen einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Der Golfclub verarbeitet die von ihm erhobenen personenbezogenen Daten seiner Mitglieder vor allem auch für den Versand von Clubinformationen, Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Geburtstags-Glückwünsche und vergleichbare Informationen. Der Versand solcher Unterlagen kann auch im Auftrag des Golfclubs über einen externen Dienstleister, der insoweit für den Golfclub als Datenverarbeiter im Auftrag tätig wird, erfolgen. Dieser wird vom Golfclub angewiesen, bei seiner auftragsbezogenen Tätigkeit die Einhaltung der maßgeblichen Datenschutzvorschriften zu gewährleisten.
3. Die Übermittlung von Daten an auskunftsberechtigte Dritte erfolgt nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze oder anderweitig zu beachtender Bestimmungen bzw. sofern der Golfclub durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet ist.
4. Der Golfclub ist, sofern dies zur Erfüllung seiner Verpflichtungen gegenüber den nachstehenden Institutionen erforderlich sein sollte, verpflichtet, seine Mitglieder an den Hessischen- und Deutschen Golf-Verband (DGV) sowie ggf. auch an den Landessportbund Hessen zu melden. Übermittelt werden dabei i.d.R. Name, Geburtsdatum, Adresse; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) zusätzlich die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. Der Golfclub ist hierzu direkt bzw. indirekt an das Intranet des DGV angeschlossen und übermittelt personenbezogene Daten seiner Mitglieder an den DGV nur, soweit dies zur Erfüllung seiner Vereinszwecke und Verpflichtungen gegenüber dem DGV erforderlich ist.
5. Auf schriftliche Anforderung des einzelnen Mitglieds teilt der Golfclub schriftlich mit, welche personenbezogenen Daten gespeichert sind.
6. Der Golfclub informiert in seinen internen Publikationen (Homepage, Clubzeitschrift und/oder auch Schwarzes Brett) unter Verwendung des Namens des Vereinsmitglieds, ggf. auch in Verbindung mit einem Foto des Vereinsmitglieds über besondere Ereignisse wie Turniere oder Clubveranstaltungen. Solche Informationen werden darüberhinaus in Einzelfällen an die örtliche Tagespresse (i.d.R. Wetterauer Zeitung) gegeben. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand des Golfclubs einer solchen Veröffentlichung widersprechen (sh. hierzu gesonderten Aushang vom 08.05.2018). Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Golfclubs entfernt.
7. Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert.
8. Betroffene Clubmitglieder haben das Recht, mit formlosem Antrag vom Golfclub Auskunft über die dort gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Anfrage muss einen konkreten Sachverhalt beschreiben, über den um Auskunft gebeten wird. Übt ein Clubmitglied sein Auskunftsrecht aus, so muss der Golfclub vor Auskunftserteilung die Identität des betroffenen Clubmitglieds feststellen. Kann die Identität nicht festgestellt werden, so wird die Ausübung eines Betroffenenrechts gemäß Artikeln 15 – 20 DSGVO unter Unterrichtung des anfragenden Clubmitglieds verweigert.
9. Die Löschung gespeicherter personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Löschung gespeicherter personenbezogener Daten erfolgt auch, wenn das Clubmitglied seine Einwilligung zur Speicherung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt, wenn die Kenntnis zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist, es sei denn gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften sprechen gegen eine Löschung, dann tritt an Stelle der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung). Die Löschung gespeicherter personenbezogener Daten erfolgt zudem, wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder gelöscht werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Für den Fall, dass die Löschung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand realisierbar ist, tritt an Stelle der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung.
10. Der Golfclub behält sich das Recht vor, seine Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen wird der Golfclub auch seine Hinweise/Erklärungen zum Datenschutz entsprechend anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung des Golfclub.
Friedberg, 07.05.2018
Golfclub Friedberg/H e.V.
M. Ernst (Präsident) R. Kostial (Vizepräsident) H.W. Müller (Schatzmeister/Schriftführer)